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Tras todo lo que habréis podido leer en este y otros blogs (sobre todo ThinkWasabi) acerca del sistema de productividad personal GTD, una cosa ha debido quedaros muy clara: el GTD es un sistema muy maleable que debemos adaptar a nuestras necesidades concretas.

Como ya he comentado en más de una ocasión, en el sistema GTD que aplico a mi trabajo los proyectos no existen como tales, debido a la naturaleza de mis ocupaciones; como mucho me enfrento a veces a tareas complejas que tienen más de un paso para su ejecución, pero que no tienen la entidad para ser consideradas proyectos. Sin embargo, en el sistema GTD que uso para mis asuntos personales, musicales y blogueros, los proyectos son un elemento fundamental.

En esta linea de flexibilidad y adaptabilidad del GTD quisera comentaros algo que he puesto en marcha hace pocos días en el trabajo: el modo pre-vacaciones.

En un sistema GTD como Allen manda, la carpeta de Hoy o Siguiente o Ahora o como llamemos a las tareas que vamos a completar ya, no debe estar a rebosar, sino que tiene que contener las 4 o 5 tareas que sepamos que vamos a afrontar. Una vez las vamos completando, mediante la revisión del sistema, iremos pasando tareas de otros estados (Próximo, Acciones o como lo llamemos) a ese nivel de primera linea. Dentro de mi revisión de mi sistema GTD, cuando veo que tengo más de 5 o 6 tareas en esa carpeta Next (que es como yo la llamo), es que algo no está marchando bien: o estoy hecho un gandúl y no doy golpe o estoy realizando una incorrecta clasificación.

Sin embargo, dado que quedan menos de 15 días para mis vacaciones, me he permitido cierto relax en mi clasificación GTD y he hecho algo que me está funcionando muy bien. He revisado todas las tareas pendientes y he movido a mi carpeta Next TODAS las tareas que debo completar antes de irme de vacaciones. He hecho la distinción basándome en distintos parámetros que son propios de mi puesto de trabajo, como por ejemplo comunicaciones que tengo que hacer para que empiecen a correr plazos, importes a facturar dentro de ese mes, algunas tareas muy sencillas pero a las que no apliqué debidamente la regla de los 2 minutos…

El resultado de este modo pre-vacaciones es 28 tareas que de sobra me pueden ocupar las dos semanas de trabajo que me quedan, amén de las que vengan entrando en estos días. Dicho resultado, lejos de resultar descorazonador por ver ese gran número de tareas para hacer, ha resultado de lo más estimulante, y ya he realizado 4 tareas que llevaban siendo postergadas desde hace meses.

Cada vez que completo una de estas tareas y baja el número de tareas pendientes, siento como si todo un estadio de fútbol estuviera jaleando un gol que le he metido a la cuenta atrás que me separa de las vacaciones. Es algo parecido como esos videojuegos en los que para pasar al siguiente nivel necesitas haber matado a un número concreto de enemigos. Esta sensación de euforia hace que se renueven mis energías para continuar trabajando y terminar el resto de tareas, y realmente, tras un duro curso de trabajo, estas subidas de adrenalina se agradecen, para poder apretar en la recta final y salir victorioso.

Como he comentado recientemente, la actividad de ThinkWasabi respecto a Evernote y GTD hace innecesario que yo haga otro screencast al respecto, pero creo que sí tengo algo que aportar en lo que se refiere a cómo organizo yo mis carpetas GTD en Evernote.

Para empezar, tengo que aclarar que yo en mi trabajo no utilizo el concepto “proyectos” tal y como lo define la teoría GTD; mi trabajo consiste en gestionar y contabilizar distintas empresas que si bien suelen tener una vida de 5 o 6 años, no pueden ser consideradas un proyecto, ya que un proyecto GTD es un concepto más breve en el tiempo. Por tanto mi trabajo consiste en la realización de tareas, ligadas a dichas empresas, que como mucho pueden ser tareas de más de un paso, pero nunca proyectos in strictu sensu.

Aquí arriba podéis ver el árbol de carpetas que uso. Dado que yo me inicié en GTD con Things, para mí es fundamental el orden en que aparecen las carpetas y por eso las he numerado, para que Evernote las ordene alfabéticamente como a mí me interesa. Los nombres están en inglés porque me resulta más corto y conciso. Describiré brevemente sus usos:

5. Actions: este es el “almacen” de tareas; generalmente una vez que proceso el “Inbox” se vienen aquí y las afortunadas son llevadas a “Next action”.

Aunque en casa con Things no las uso mucho, en mi trabajo con Evernote las tags son fundamentales. Generalmente cualquiera de mis tareas lleva un tag de la empresa a la que corresponde y luego una serie de tag contextuales que empiezan por @. Aparte de @nombre para indicar quién me tiene que pasar datos para completar la tarea (dado el caso), otras tags contextuales pueden ser @email, @llamadas, @fax, @cajamurcia etc. para delimitar cómo se tiene que llevar a cabo la tarea.

No contento con esto, todas mis tareas llevan un checkbox que marco cuando termino de hacer la tarea; una vez marcado el checkbox, cojo la tarea y la meto en una carpeta que no he mencionado y que tengo en local llamada Log, donde van las tareas completadas. Cuando marcas el checkbox de una tarea, Evernote registra ese momento como última fecha de modificación de la tarea, así que ya tienes todas tus tareas terminadas en Log, con la indicación de qué día y a qué hora completaste la tarea. Gracias, gracias, no hace falta que aplaudais.

Como postre a todo esto, Evernote permite hacer búsquedas con cierta sintaxis. Por ejemplo, si me voy a la casilla de búsqueda y escribo tag:@cajamurcia todo:false obtendré todas las tareas que tienen que ver con CajaMurcia y que están pendientes de hacer porque no tienen marcado el checkbox (todo:false). Alguno podrá pensar que simplemente seleccionado dicho tag en la lista de tags obtengo lo mismo pero no es así, porque si hago eso, también obtendré las tareas que ya están hechas. Otro ejemplo: notebook:”3. Waiting” tag:@email todo:true me mostrará todas las acciones a la espera de algo, que incluyen el envío de un e-mail para resolverlas y que ya han completado algunos pasos para su consecución. Unas cuantas búsquedas de estas guardadas y el único límite a tu productividad será tu capacidad para no distraerte ante el paso de un perro con un jamón.

No quiero terminar sin ofrecer tres apuntes que pueden seros de utilidad:

Hola, queridos lectores y oyentes. Habréis notado en durante estos dos meses no he estado muy activo en el blog y podcast. Marzo y lo que llevamos de Abril han sido meses muy intensos por motivos laborales, personales y religiosos. La Cuaresma ha sido especialmente intensa en cuanto a conciertos y misas cantadas y mis grupos me requerían para ensayos y conciertos diversos; por otro lado, como ya he comentado, mi mujer ha iniciado una nueva etapa profesional en la que he sido colaborador intelectual y físico (transportando cosas, vaya).

Esta ausencia mía ha hecho que algunos proyectos queden en el tintero definitivamente, como por ejemplo el tan prometido podcast sobre el uso de Evernote como aplicación GTD. Afortunadamente para todos el blog Think Wasabi ha iniciado una línea de trabajo muy activa entorno a la metodología GTD y cuenta con un screencast muy interesante sobre Things y Evernote. En algún momento sí publicaré mi propia organización de carpetas GTD para Evernote, pero aparte de eso, no se me ocurre nada más que yo pueda aportar a lo que él ya ha publicado, así que os dejo en sus manos.

Sin embargo sí tengo novedades sobre algo que apunté en mi último podcast: cómo compartir una biblioteca de iTunes entre varios usuarios dentro de un mismo Mac. He hecho interesantes avances pero tengo que esperar a que mi mujer reciba su iPhone el próximo lunes para tener todos los datos necesarios antes de publicar nada.

Aquí estoy, estrenando versión de Garage Band y sumamente contento por haber llegado al podcast 20 y por haber cumplido el compromiso de más regularidad que me impuse a mí mismo. Daos cuenta de que ni siquiera ha pasado un mes desde el anterior podcast y que aquí ya tenemos otro. Bueno, éste es el sumario:

• Breve repaso a la actualidad Apple: iLife’09 a la venta, nada nuevo para San Valentin y ansiedad por un iMac.
• Tim Cook: pequeña biografía del nuevo CEO de Apple sacada de la Wikipedia, de un artículo referido por Applesfera y de Cult of a Mac.
• Switchers
• Yoda & Blogs: apología de las reuniones. Podéis ver el grupo de Flickr de esta reunión y alguno de los comentarios de los que allí estuvieron
• Historias maqueras
• Blogosfera: InicioMac y blogs de GTD

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Foto | Flickr de Makoworks

A finales de diciembre escribí un artículo con un nombre muy parecido al de éste mismo, en el que cantaba las maravillas de una extensión para Firefox que nos conseguía, de aquella manera, la misma página de inicio de la que disfruta el navegador Google Chrome.

Merced a la implantanción en mi trabajo de un sistema GTD basado en Evernote, el otro día instalé en el Firefox del PC la barra Google para Firefox. No soy muy amigo de esas barras pero ésta ofrece cierta funcionalidad de e-mail con Gmail que me interesaba para mis propósitos organizativos.

La web de Google me ofrecía instalarme la barra en su versión 5 aún en beta y no lo dudé, obteniendo la recompensa de que esta barra incluye, para tu PC o Mac, la mismísima, auténtica y original pantalla de inicio de Google Chrome.

Un punto más para Firefox, que últimamente está amenazando la privilegiada posición de Safari en mis preferencias personales.