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Como he comentado recientemente, la actividad de ThinkWasabi respecto a Evernote y GTD hace innecesario que yo haga otro screencast al respecto, pero creo que sí tengo algo que aportar en lo que se refiere a cómo organizo yo mis carpetas GTD en Evernote.

Para empezar, tengo que aclarar que yo en mi trabajo no utilizo el concepto “proyectos” tal y como lo define la teoría GTD; mi trabajo consiste en gestionar y contabilizar distintas empresas que si bien suelen tener una vida de 5 o 6 años, no pueden ser consideradas un proyecto, ya que un proyecto GTD es un concepto más breve en el tiempo. Por tanto mi trabajo consiste en la realización de tareas, ligadas a dichas empresas, que como mucho pueden ser tareas de más de un paso, pero nunca proyectos in strictu sensu.

Aquí arriba podéis ver el árbol de carpetas que uso. Dado que yo me inicié en GTD con Things, para mí es fundamental el orden en que aparecen las carpetas y por eso las he numerado, para que Evernote las ordene alfabéticamente como a mí me interesa. Los nombres están en inglés porque me resulta más corto y conciso. Describiré brevemente sus usos:

5. Actions: este es el “almacen” de tareas; generalmente una vez que proceso el “Inbox” se vienen aquí y las afortunadas son llevadas a “Next action”.

Aunque en casa con Things no las uso mucho, en mi trabajo con Evernote las tags son fundamentales. Generalmente cualquiera de mis tareas lleva un tag de la empresa a la que corresponde y luego una serie de tag contextuales que empiezan por @. Aparte de @nombre para indicar quién me tiene que pasar datos para completar la tarea (dado el caso), otras tags contextuales pueden ser @email, @llamadas, @fax, @cajamurcia etc. para delimitar cómo se tiene que llevar a cabo la tarea.

No contento con esto, todas mis tareas llevan un checkbox que marco cuando termino de hacer la tarea; una vez marcado el checkbox, cojo la tarea y la meto en una carpeta que no he mencionado y que tengo en local llamada Log, donde van las tareas completadas. Cuando marcas el checkbox de una tarea, Evernote registra ese momento como última fecha de modificación de la tarea, así que ya tienes todas tus tareas terminadas en Log, con la indicación de qué día y a qué hora completaste la tarea. Gracias, gracias, no hace falta que aplaudais.

Como postre a todo esto, Evernote permite hacer búsquedas con cierta sintaxis. Por ejemplo, si me voy a la casilla de búsqueda y escribo tag:@cajamurcia todo:false obtendré todas las tareas que tienen que ver con CajaMurcia y que están pendientes de hacer porque no tienen marcado el checkbox (todo:false). Alguno podrá pensar que simplemente seleccionado dicho tag en la lista de tags obtengo lo mismo pero no es así, porque si hago eso, también obtendré las tareas que ya están hechas. Otro ejemplo: notebook:”3. Waiting” tag:@email todo:true me mostrará todas las acciones a la espera de algo, que incluyen el envío de un e-mail para resolverlas y que ya han completado algunos pasos para su consecución. Unas cuantas búsquedas de estas guardadas y el único límite a tu productividad será tu capacidad para no distraerte ante el paso de un perro con un jamón.

No quiero terminar sin ofrecer tres apuntes que pueden seros de utilidad:

En el keynote sobre GTD y Things veíamos como la colaboración en tareas es un área que le queda todavía por desarrollar a este programa. Se limita a dejarnos añadir de nuestra agenda a una serie de contactos que denominamos colaboradores y a los que podemos asignar tareas, pero sin embargo no hay manera de que esas tareas nos aparezcan marcadas cuando ellos las realizan; es una característica que están en desarrollo.

De momento tenemos que conformarnos con que, al arrastrar una tarea sobre el icono de Mail, esta se incluye en un nuevo correo con todos los detalles que tuviera. Asimismo, si nuestro contacto tiene una dirección de AIM y está conectado vía iChat, el programa nos avisará con una señal verde.

Ayer tuvo lugar la primera reunión de la nueva era del GUM Murcia. Entre otras cosas que ya comentaré más adelante, hice una presentación sobre las teorías GTD y el programa Things, que tiene versiones para Mac y iPhone. Durante estos días algunos de mis followers de twitter manifestaron su interés por ver la presentación, así que la he grabado con Profcast y ya estará cayendo por iTunes, dentro del podcast.

No sé si será el principio de un nuevo tipo de contenido dentro del feed del podcast; todavía está por ver que esto resulte bien y que guste a la audiencia, amén de encontrar temas que se ajusten al formato, ya que quizá está demasiado cerca de lo que sería un screencast como Jobs manda.

En cualquier caso, lo he añadido al feed del podcast en un formato para iPhone, sin embargo esto gana mucho cuando se ve a su tamaño original, para lo que desgraciadamente no he encontrado mejor método que poneros este enlace para que lo descarguéis o se reproduzca en vuestro navegador, y os explico por qué: Profcast usa la posibilidad del propio Keynote para exportar en formato mov. Esos mov que genera Keynote llevan las diapositivas como si fueran capítulos y eso le sienta fatal a Vimeo, que se come el primero de esos capítulos con lo cual todo el vídeo queda desacompasado. La próxima vez que haga algo así, pondré en el feed la versión grande directamente. Perdonen ustedes las molestias

Bueno, como digo en el propio keynote, no soy mucho de pedir comentarios en el blog y eso, pero en este caso concreto sí quiero pediros que comentéis qué os ha parecido tanto el contenido como el nuevo formato. Soy todo oídos.

Tan solo hasta el día 15 puedes comprar Things para Mac con un 20% de descuento usando el código promocional THINGSPRESALE20 en su propia web.

Por cierto, si os animáis, no seleccionéis “euros” como moneda. Comprad en dólares que todavía saldrá un par de euros más barato incluso.

La reunión del GUM Murcia que se celebrará el próximo 17 de enero a las 10 horas ya tiene lugar de celebración y éste es ni más ni menos que el salón de actos de la Facultad de Informática de la Universidad de Murcia, sito en el Campus de Espinardo.

Estamos tremendamente agradecidos a la dirección de la Facultad por apoyar de esta manera las iniciativas de nuestro GUM y esperamos que esto sea el principio de una hermosa amistad

La reunión va tomando más forma; a los debates y decisiones sobre el funcionamiento del GUM de cara al futuro, se une una rápida visión sobre la nueva edición colaborativa de iWork’09, así como una sesión sobre la filosofía GTD y el programa Things, para Mac y iPhone. También han sugerido hacer una puesta en común sobre los widgets del dashboard que más usamos, aparte de poner en común andanzas y desventuras diversas. Recordad traeros el portátil y activar la opción de “Compartir archivos”

No hemos reservado ningún sitio para comer; cuando termine la reunión veremos cuántos son los interesados y obraremos en consecuencia.

No olvidéis pasaros por este tema de los foros del GUM para ir calentando motores.