Cinco libros para cinco cuestiones

Como ya he dicho varias veces en estos días, una de las cosas que me motivó a escribir mi libro sobre podcasting fue el hecho de que cómo hacer podcasting es el motivo principal de las consultas que me hacen por email lectores y oyentes. En ese ranking de temáticas existen otros asuntos que también concentran gran parte de los emails que recibo, pero afortunadamente no voy a tener que escribir un libro para cada una, porque ya hay escritos algunos muy buenos, y en español.

1 . ¿Cómo hacer podcasting?

Es la principal cuestión, y mi libro Podcasting: Así lo hago yo os acompañará en TODAS las fases de producción de un podcast, desde el mismo concepto primigenio a su difusión en redes sociales pasando por todos los pasos intermedios.

2. Te compraste un escaner ¿cómo procesas, renombras y guardas las facturas y recibos?

Desde hace unos mes tenemos la suerte de tener en español un libro que le habla de tú a tú a todas las obras escritas en inglés al respecto. Se trata de Apple sin papeles, de Edén Expósito, un libro con el que a través de más de 22.000 palabras y 25 vídeos podrás aprender a crear tu propio flujo de trabajo sin papeles en un ecosistema Apple. Aprende a capturar, procesar, archivar…?

3. Oye, Hazel es impresionante ¿cómo podría usarlo para…?

Una de las consecuencias del sistema paperless es que nos ponemos en contacto con Hazel, una herramienta de automaticación para OS X que nos abre infinidad de posibilidades en nuestro Mac. Yo por ejemplo la uso para gestionar todo tipo de descargas y documentos no necesariamente relacionados con las facturas que escaneo. Eden Expósito es también el responsable del libro Hazel sin problemas, que nos permitirá manejar esta app a nivel ninja y dejarle que se encargue de las tareas más repetitivas de nuestros sistema.

4. Tengo Omnifocus pero no consigo hacerme con él ¿no habría algún manual en español al respecto?

Pues sí, ahora lo hay. Productividad con Omnifocus 2, de Javier Cristóbal, nos ayuda a comprender y aprovechar la más provechosa herramienta que existe para gestionar nuestras tareas y proyectos según la teoría GTD de David Allen. Es preciso expresar que el libro es un manual para la aplicación y no sobre el GTD en sí, aunque en una obra de este carácter resulta imposible avanzar sin una breve introducción al GTD, cosa que el autor hace, así como algunos comentarios sobre su propia práctica y desviaciones sobre dicha teoría que ya he puesto en conocimiento de la fiscalía.

5. ¿Y cómo hacéis para publicar esos libros en la iBooks Store?

Esta pregunta es nueva en el top y ya la he respondido en este mismo blog hace unos días. La parte más compleja sin duda es el uso de la aplicación iTunes Producer para subir el libro, pero afortunadamente este tramo del proceso lo tenemos cubierto con iTunes Producer para la iBooks Store de Carlos Burges, autor también de más de una decena de libros técnicos entorno a Apple y sus sitemas operativos.

Como veis la iBooks Store es un repositorio fantástico de libros técnicos en español. Las características multimedia de la plataforma la convierten en ideal para difundir todos estos conocimientos y permitir a muchos lectores aprender determinadas técnicas a la perfección de la manera más cómoda.

? Rockin’ OmniFocus Templates on iOS | gridwriter

¡POR FIN! Ahora que uso Omnifocus en el trabajo esto se estaba volviendo un pequeño dolor de cabeza. La solución estaba ahí desde 2012 y es fantástico ver que sigue funcionando con Omnifocus 2. No es muy intuitivo ni cómodo de aplicar pero seguro que cuando lo haya hecho 1000 veces ya ni me entero.

Categorías Organizativas en GTD: Resultados | Óptima Infinito | Innovación en Productividad y metodología GTD

Entrando ya en la parte más operativa, tenemos los proyectos. Más del 90% de lo que la mayoría de la gente llama “tareas”, son en realidad proyectos ya que, según GTD, proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso para lograrse. Esta es una idea que suele causar bastante extrañeza al principio, porque en el lenguaje coloquial un proyecto suele ser algo más complejo (lo que en GTD llamamos objetivos).

Perfecta desambiguación de lo que significa proyecto en la filosofía GTD.

FacileThings

Captura web de FacileThings

Si hay algo que me gusta más que las apps de seguimiento de series son las apps de productividad. Y eso es un problema; es terriblemente improductivo ir cambiando de una a otra, porque el periodo de adaptación a la nueva app lo pagas con tiempo en el que no estás trabajando, y esa no es la idea precisamente.

Yo sigo la teoría GTD pero hago algo que dicha teoría rechaza de plano, y es que uso dos sistemas distintos: para el trabajo (donde no tengo Mac) y para mis asuntos personales (Omnifocus). Ahora mismo uso Hightrack en el trabajo porque estoy muy involucrado en la beta, pero al no ser un sistema específico para GTD no tengo claro si en septiembre seguiré con él o volveré a mi anterior opción con la que era feliz, Zendone. Por si fuera poco, hace un par de meses se cruzó en mi vida FacileThings.

Lo que vi en un primer momento me asustó, en el buen sentido de la palabra. Vi una interfaz cuidadísima y una apuesta decidida por crear una aplicación completamente adaptada al GTD. Eso supone una curva de aprendizaje alta, pero la aplicación está jalonada con numerosos comentarios de ayuda no sólo sobre la propia aplicación sino sobre el método GTD en sí. Me da la sensación de que usando FacileThings voy a mejorar en mi adopción del sistema GTD porque de alguna manera me va a llevar de la mano. Con Omnifocus o Things esa sensación no existe, o sabes lo que estás haciendo o desde luego no esperes que la app te ayude.

No obstante lo anterior, FacileThings no es simplemente la materialización extrema de las ideas de David Allen. Es una app lo suficientemente flexible para haber encontrado espacios de innovación como por ejemplo el espacio Rutinas, que nos permite tener mejor clasificadas nuestras tareas repetitivas.

Podéis probar FacileThings de manera gratuita hasta el 1 de agosto, cosa que os recomiendo que hagáis.

Hightrack, el GTD y las prioridades

¿Qué hacer? Esa es la verdadera pregunta a la que trata de responder cualquier sistema de productividad personal. Si no has sido iniciado en este sendero, tu airada respuesta puede ser ¡Qué hacer! ¡Como si no tuviera yo mil cosas para elegir, con lo liado que estoy! y efectivamente ESE es el problema que uno trata de solucionar cuando adopta un sistema de productividad personal, saber elegir entre decenas de tareas cual es la más adecuada para ser llevada a cabo en el horizonte de tiempo disponible que tenemos delante.

La teoría clásica de GTD (Getting things done) con su gurú David Allen a la cabeza es muy clara en esto: los sistemas de listas diarias de cosas por hacer o los rangos de prioridad alta-media-baja pueden estar bien ocasionalmente pero la realidad suele ser más contundente que esos esquemas y será finalmente nuestra intuición y perspectiva lo que nos ayude a elegir la tarea adecuada para hacer en cada momento.

Hightrack es el chico nuevo del barrio en el tema de la productividad personal. Se trata de un proyecto de Berto Pena que se ha visto inmediatamente respaldado por el inmenso prestigio de su creador en estos temas. Aunque la beta está algo más verde de lo que se esperaba y funciona sólo vía web (con constantes actualizaciones, eso sí), decidí desde el principio adoptarla como sistema de productividad para mi trabajo diario, haciendo las adaptaciones necesarias para GTD, que es la teoría que yo sigo a pie juntillas.

Prioridades en el cuadro de edición de tareas

Respecto a las prioridades, Hightrack nos ofrece la posibilidad de marcar una tarea como importante a través de una estrella, similar a la marca de Omnifocus y de otros tantos; pero además añade algo que yo al menos no había visto hasta el momento y es definir la energía y tiempo necesarios para realizar una tarea.

Cuando no tengo vencimientos, suele ser esa intuición de la que habla el GTD lo que uso para decidir qué hacer. La energía y duración de la tarea que propugna Hightrack no es sino poner por escrito algunos de los parámetros que nos determina nuestra intuición. Debo decir que todavía me cuesta mirar la energía y duración de cada tarea, pero también debo decir que casi siempre esos parámetros me indican la misma tarea que mi intuición me indicaba que debía hacer.

Vistas de tareas en Hightrack

Hightrack no muestra estos dos parámetros en la vista de todas las tareas, solamente en la vista Today de tareas que vencen hoy y en la vista de edición de cada tarea (Actualización: en los comentarios Berto Pena recuerda que se pueden ver estos datos en la vista ampliada de tareas – captura). Para poder aprovechar más estas indicaciones debemos esperar a que Hightrack implemente el track Focus que nos permitirá filtrar nuestras tareas por energía y tiempo, entre otros parámetros.

Esperamos con impaciencia.

Zendone sale de la fase beta y presenta su plan Premium

Después de toda la reciente polémica con Instagram, a todos nos ha quedado claro algo que ya tendríamos que tener asumido desde hace tiempo: cuando no pagas por el producto, tú eres el producto. En este sentido, como usuario de Zendone en el trabajo, ha sido para mí un completo alivio ver a la aplicación salir de la fase beta y presentar su plan Premium. Dado lo sensible de mi trabajo, me perdonaréis que no use capturas propias en este artículo. Y ahora vamos con las explicaciones sobre esta app.

Configuración de Zendone

Zendone es una aplicación web para GTD que basa su fortaleza en usar tu cuenta de Evernote como archivo para las tareas, de manera que uno de los principales miedos, perder el control de tu información queda descartado… o transferido a otro agente más confiable 😉 Así, mientras que en una libreta de Evernote tendremos notas con un título y algunas etiquetas, la aplicación web traduce todo eso con un interfaz cuidado y práctico de manera que tenemos ante nosotros una aplicación GTD completa. Si mañana decido dejar de usar Zendone, tan sólo tendré que buscar en mi Evernote las notas con un par de etiquetas y convertirlas en las tareas vivas de la nueva aplicación. Sin despeinarme. Aparte, te permiten descargar tus datos en un archivo XML y también puedes activar la sincronización con Google Calendar para las tareas con vencimiento. Más abierto no puede ser.

Su vinculación con Evernote no sólo nos proporciona tranquilidad sobre la ubicación de nuestros datos sino que además nos permite, mediante el envío de un email a nuestra dirección de correo de Evernote, añadir nuevas tareas a nuestro inbox de manera sencilla, cosa imprescindible en mi caso, ya que el 90% de mis tareas provienen del correo electrónico. He estado usando varios plugins y complementos de GTD para Gmail de manera que gestionaba mis tareas desde el propio correo electrónico lo cual, digan lo que digan los de Mailbox, es una mala idea. Zendone fue un completo alivio en ese sentido, ya que es una app íntimamente ligada a mi correo electrónico a través de su vínculo con Evernote, pero NO es mi correo electrónico.

Pantalla Do de Zendone

La pantalla de la aplicación no deja lugar a dudas. Arriba nos presenta un icono de post-it amarillo para añadir notas a nuestro inbox y un cuadro de quickadd para cuando tenemos las cosas más claras y podemos añadir la tarea directamente. Este cuadro es muy poderoso ya que en él podremos además añadir la tarea a proyectos, contextos y personas de nueva creación, no sólo los existentes.

Existen tres tipos de tareas en Zendone: las que tienen una fecha de vencimiento, las que hay que hacer tan pronto como sea posible y las que tienen focus. Así, tras los cuadros de entrada mencionados, la aplicación se divide en tres pestañas. La primera es do, hacer, y en ella veremos las tareas vencidas, las que vencen en el día y aquellas con focus (asterisco negro). En dicha pantalla (y en todas) podremos filtrar por texto, por contexto, por focus o por vencimiento. A la izquierda podremos asimismo filtrar por áreas de responsabilidad.

Pantalla Review de Zendone

En la siguiente pestaña review&organize podremos repasar todas las tareas y proyectos que tenemos pendientes, así como su reasignación a cotextos y fechas de vencimientos. El principal punto débil de la app viene aquí, ya que desde mi punto de vista todo el interfaz está muy centrado en la tarea y poco en el proyecto; de hecho, un proyecto sólo puedes cambiarlo de área de responsabilidad o borrarlo una vez concluido, no puedes ponerlo en espera ni marcarlo como completado.

Pantalla Inbox de Zendone

La tercera pestaña es el inbox donde se acumulan las tareas que introducimos a través de post-it amarillo y las que enviamos a nuestra dirección de email de Evernote. La app es aquí tirana, ya que nos obliga a procesar las tareas por orden de entrada, pero la interfaz es completa y podemos asignarle todos los parámetros necesarios e incluso decidir que no es algo “actuable” y directamente mandarla a nuestro archivo en Evernote.

Por si cabe alguna duda, en la web de Zendone hay un esquema del flujo de trabajo GTD aplicado a Zendone. No lo reproduzco aquí porque me avergonzaría cercenar un gráfico tan hermoso, sencillo y bien presentado.

Zendone para iPhone

Ahora, para rematar la faena, Zendone tiene una app gratuita para iPhone, donde respetan y adaptan con increíble éxito el diseño y casi la totalidad de la funcionalidad de la aplicación web. Por suerte o por desgracia, una versión para Android está en camino. La aplicación web funciona en Chrome, Firefox y Safari (muerte a IE).

La versión gratuita tiene limitada la conexión a Evernote y a Google Calendar a 30 notas/eventos al mes, más o menos la cifra que yo manejo en diez días. Por tanto, cuando acabe mis 30 días de prueba de la versión premium, que ha empezado hoy como a todos los que ya éramos usuarios de la beta, me tocará pasar por caja, lo cual supone 50$ al año o 5$ al mes. Esto viene a ser el doble de lo que cuesta ActiveInbox, el plugin de Gmail que usaba hasta ahora, pero la verdad es que creo que no hay color y que merece la pena para mí el incremento de coste.

Para mí, Zendone es una gran app sin la cual no podría sobrevivir en mi trabajo. Pero no tienes que creerme, sólo entra a su web y pruébala.

Pon tu sistema GTD en modo pre-vacaciones

Tras todo lo que habréis podido leer en este y otros blogs (sobre todo ThinkWasabi) acerca del sistema de productividad personal GTD, una cosa ha debido quedaros muy clara: el GTD es un sistema muy maleable que debemos adaptar a nuestras necesidades concretas.

Como ya he comentado en más de una ocasión, en el sistema GTD que aplico a mi trabajo los proyectos no existen como tales, debido a la naturaleza de mis ocupaciones; como mucho me enfrento a veces a tareas complejas que tienen más de un paso para su ejecución, pero que no tienen la entidad para ser consideradas proyectos. Sin embargo, en el sistema GTD que uso para mis asuntos personales, musicales y blogueros, los proyectos son un elemento fundamental.

En esta linea de flexibilidad y adaptabilidad del GTD quisera comentaros algo que he puesto en marcha hace pocos días en el trabajo: el modo pre-vacaciones.

En un sistema GTD como Allen manda, la carpeta de Hoy o Siguiente o Ahora o como llamemos a las tareas que vamos a completar ya, no debe estar a rebosar, sino que tiene que contener las 4 o 5 tareas que sepamos que vamos a afrontar. Una vez las vamos completando, mediante la revisión del sistema, iremos pasando tareas de otros estados (Próximo, Acciones o como lo llamemos) a ese nivel de primera linea. Dentro de mi revisión de mi sistema GTD, cuando veo que tengo más de 5 o 6 tareas en esa carpeta Next (que es como yo la llamo), es que algo no está marchando bien: o estoy hecho un gandúl y no doy golpe o estoy realizando una incorrecta clasificación.

Sin embargo, dado que quedan menos de 15 días para mis vacaciones, me he permitido cierto relax en mi clasificación GTD y he hecho algo que me está funcionando muy bien. He revisado todas las tareas pendientes y he movido a mi carpeta Next TODAS las tareas que debo completar antes de irme de vacaciones. He hecho la distinción basándome en distintos parámetros que son propios de mi puesto de trabajo, como por ejemplo comunicaciones que tengo que hacer para que empiecen a correr plazos, importes a facturar dentro de ese mes, algunas tareas muy sencillas pero a las que no apliqué debidamente la regla de los 2 minutos…

El resultado de este modo pre-vacaciones es 28 tareas que de sobra me pueden ocupar las dos semanas de trabajo que me quedan, amén de las que vengan entrando en estos días. Dicho resultado, lejos de resultar descorazonador por ver ese gran número de tareas para hacer, ha resultado de lo más estimulante, y ya he realizado 4 tareas que llevaban siendo postergadas desde hace meses.

Cada vez que completo una de estas tareas y baja el número de tareas pendientes, siento como si todo un estadio de fútbol estuviera jaleando un gol que le he metido a la cuenta atrás que me separa de las vacaciones. Es algo parecido como esos videojuegos en los que para pasar al siguiente nivel necesitas haber matado a un número concreto de enemigos. Esta sensación de euforia hace que se renueven mis energías para continuar trabajando y terminar el resto de tareas, y realmente, tras un duro curso de trabajo, estas subidas de adrenalina se agradecen, para poder apretar en la recta final y salir victorioso.

GTD en Evernote: así lo hago yo

[Aclaración agosto 2015: cuando escribí este artículo no tenía nada clara una idea fundamental y básica del GTD y es que llamamos proyecto a una tarea que necesita varios pasos para ser realizada, así de simple. Para mí la palabra proyecto tenía más que ver con un proyecto técnico, como los que se hacían en mi empresa. Además, en aquel momento mi labor en la empresa era más bien mecánica y de escasa responsabilidad, lo cual hacía que el día a día no me sacara de mi error. Sepan ustedes disculparme.]

Como he comentado recientemente, la actividad de ThinkWasabi respecto a Evernote y GTD hace innecesario que yo haga otro screencast al respecto, pero creo que sí tengo algo que aportar en lo que se refiere a cómo organizo yo mis carpetas GTD en Evernote.

Para empezar, tengo que aclarar que yo en mi trabajo no utilizo el concepto “proyectos” tal y como lo define la teoría GTD; mi trabajo consiste en gestionar y contabilizar distintas empresas que si bien suelen tener una vida de 5 o 6 años, no pueden ser consideradas un proyecto, ya que un proyecto GTD es un concepto más breve en el tiempo. Por tanto mi trabajo consiste en la realización de tareas, ligadas a dichas empresas, que como mucho pueden ser tareas de más de un paso, pero nunca proyectos in strictu sensu.

Aquí arriba podéis ver el árbol de carpetas que uso. Dado que yo me inicié en GTD con Things, para mí es fundamental el orden en que aparecen las carpetas y por eso las he numerado, para que Evernote las ordene alfabéticamente como a mí me interesa. Los nombres están en inglés porque me resulta más corto y conciso. Describiré brevemente sus usos:

  • 1. Inbox: donde creo las tareas y donde recibo cosas vía la dirección de e-mail de Evernote (killer feature!!!).
  • 2. Next action: aquí van las tareas que voy a hacer ahora mismo.
  • 3. Waiting: son tareas que están a la espera de datos por parte de terceros. Incluyo una nota de qué espero y de quién y añado un tag contextual con el formato @nombre.
  • 4. Dated: como Evernote no tiene alarmas (porque no fue creado para estas cosas) aquí pongo las tareas que debo hacer en una fecha concreta. Es una carpeta a revisar con frecuencia.
  • 5. Actions: este es el “almacen” de tareas; generalmente una vez que proceso el “Inbox” se vienen aquí y las afortunadas 😉 son llevadas a “Next action”.
  • 6. Someday/Maybe: acciones que no corren ninguuuuuna prisa.
  • 7. Notes/References: contratos, artículos interesantes, legislación…

Aunque en casa con Things no las uso mucho, en mi trabajo con Evernote las tags son fundamentales. Generalmente cualquiera de mis tareas lleva un tag de la empresa a la que corresponde y luego una serie de tag contextuales que empiezan por @. Aparte de @nombre para indicar quién me tiene que pasar datos para completar la tarea (dado el caso), otras tags contextuales pueden ser @email, @llamadas, @fax, @cajamurcia etc. para delimitar cómo se tiene que llevar a cabo la tarea.

No contento con esto, todas mis tareas llevan un checkbox que marco cuando termino de hacer la tarea; una vez marcado el checkbox, cojo la tarea y la meto en una carpeta que no he mencionado y que tengo en local llamada Log, donde van las tareas completadas. Cuando marcas el checkbox de una tarea, Evernote registra ese momento como última fecha de modificación de la tarea, así que ya tienes todas tus tareas terminadas en Log, con la indicación de qué día y a qué hora completaste la tarea. Gracias, gracias, no hace falta que aplaudais.

Como postre a todo esto, Evernote permite hacer búsquedas con cierta sintaxis. Por ejemplo, si me voy a la casilla de búsqueda y escribo tag:@cajamurcia todo:false obtendré todas las tareas que tienen que ver con CajaMurcia y que están pendientes de hacer porque no tienen marcado el checkbox (todo:false). Alguno podrá pensar que simplemente seleccionado dicho tag en la lista de tags obtengo lo mismo pero no es así, porque si hago eso, también obtendré las tareas que ya están hechas. Otro ejemplo: notebook:”3. Waiting” tag:@email todo:true me mostrará todas las acciones a la espera de algo, que incluyen el envío de un e-mail para resolverlas y que ya han completado algunos pasos para su consecución. Unas cuantas búsquedas de estas guardadas y el único límite a tu productividad será tu capacidad para no distraerte ante el paso de un perro con un jamón.

No quiero terminar sin ofrecer tres apuntes que pueden seros de utilidad:

  • Si por ventura tuviera un Mac en el trabajo, no tengo muy claro que cambiara Evernote por Things, ya que la posibilidad de enviarme cosas al Inbox vía e-mail y la posibilidad de arrastrar pdfs la convierten para mí, para mi trabajo, en una herramienta imbatible.
  • La interface de Evernote para Windows es tan apestosa, que el día que los ordenadores transmitan olores además de imágen y audio, tendremos que usar el programa con máscara de oxígeno.
  • Dentro de todo esa pestilencia hay una cosa muy buena y es que en Evernote para Windows la carpeta “All notebooks” es la última (como en el interface web de la imagen de arriba) y no la primera; así, cuando inicio el programa, arranco viendo mi Inbox en vez de todos mis elementos, cosa demasiado turbadora para ser lo primero que te enseña el ordenador todos los días a las 8 AM.