Recopilación sobre Paperless

En algunos de los últimos capítulos de Emilcar Daily he tratado la filosofía Paperless, centrada en reducir la presencia de papel en nuestras vidas y digitalizar y archivar toda la información necesaria para su consulta posterior en nuestro Mac, iPhone o iPad.

En mi caso, he decidido escanear todos los documentos y mantener un archivo de los mismos bajo una jerarquía de carpetas en Dropbox, aunque conozco a algunos usuarios que hacen lo mismo pero en Evernote u otros sistemas de manejo de documentos e información. Respecto al tratamiento de esos documentos, voy a hacer una recopilación de todo lo comentado estos días:

  • Emilcar Daily: he hablado del tema en los capítulos sobre Facturas en PDF, Hazel y Paperless y OCR para PDF.
  • Escaner: yo uso un escaner de documentos Fujitsu Scansnap S1100 que incluye en su software el OCR de ABBYY FineReader con excelentes resultados. Hay otros modelos de Fujitsu más rápidos y que incluso escanean a doble cara, pero la versatilidad de este modelo no la cambio por nada en el mundo.
  • Software OCR para Mac: aunque ABBY y otras marcas venden software de OCR para Mac, el más popular es PDFpen, que cuesta 54,99€. A este respecto, Jeroen Sangers del blog de productividad El Canasto, me comenta que usa este truco de Hazel para coger un PDF, detectar si necesita OCR y si es así, hacérselo automáticamente con PDFpen. Dado que, como veis, el uso de scripts es muy recurrente en este tipo de programas, yo evitaría comprarlos en la Mac App Store, ya que seguro que las versiones que se venden ahí no permiten usar estas automatizaciones.
  • Software OCR para iOS: «Este es el Mesías, y yo sé de eso porque he seguido a varios». La cita de La Vida de Brian viene aquí al pelo porque yo he usado varias apps de OCR para el iPhone, que actúan sobre fotos de documentos tomadas con el mismo dispositivo o sobre imágenes o PDF que se le suministra. Es una opción válida para tickets y cosas así, pero para documentos en A4 con mucho texto, como una factura, se quedan cortas. De todas las probadas yo me he quedado con Scanner Pro by Readdle My Scans Pro.
  • Evernote: la cuenta gratuita te hace OCR sobre jpg y la cuenta premium te lo hace también sobre PDF, así que puede ser otra solución viable y muy práctica si además le confiamos el archivo definitivo de los documentos (OJO: me comenta Jeroen Sangers que es un OCR dentro de la app, si sacas el PDF pierdes ese reconocimiento de caracteres).
  • Paperless: la madre del cordero este libro de David Sparks, cuya versión recomendada es la de la iBooks Store, al integrar con el texto los vídeos explicativos de todo el sistema. Una gozada. Todo lo que necesitáis saber de esta filosofía está en este libro.
  • Hazel: es la app para el Mac que uso para coger los PDF, inspeccionarlos, renombrarlos y moverlos, en función de una serie de reglas. El libro Paperless te enseña todo lo que necesitas saber al respecto, y por Internet encontrarás también varios tutoriales. Mi función favorita es contain match que me permite indicarle a Hazel el formato de fecha que debe esperar encontrar en una factura (por ejemplo) y posteriormente usar las partes de esa fecha para renombrar el PDF.

Básicamente esto es todo lo que hemos estado tratando durante estos días en el podcast y en los comentarios que me habéis hecho por twitter, correo electrónico etc. Si os habíais perdido algo, aquí está todo.

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